|
По содержанию документы подразделяются на общеадминистративные и специальные. Это разделение основано на том, что в процессе выполнения всех функций управления возникает необходимость составления документов общеадминистративного характера, присущих всем функциям управления.
В свою очередь общеадминистративные документы делятся на три группы:
- служебно-информационные — служебные, информационные, сопроводительные письма, запросы, просьбы, напоминания, заявки, ответы, телеграммы, телефонограммы, служебные докладные, объяснительные (вписки, справки, акты;
- распорядительные – приказы, распоряжения, постановления, инструкции, протоколы и т.д.;
- документы, касающиеся учета в движении кадров, фиксирующие информацию о приеме на работу, передвижениях по службе, отпусках, увольнениях и т. д. К ним относятся: заявления, карточки личного состава, трудовые книжки, справки с места работы, характеристики, доверенности, удостоверения личности, пропуска, командировочные удостоверения и др.
К специальным документам, обращающимся па торговых предприятиях и в организациях, относятся:
- договорно-правовые документы — договоры поставки, претензии, акты, оформленные в юридических и торговых отделах,
- плановые документы - всевозможные планы, технико-экономические расчеты, нормативы, разрабатываемые в экономических службах;
- финансово учетные документы, содержащие сведении о процессе движения товаров на розничных торговых предприятиях,— счета-фактуры, расходные накладные, товарные и кассовые отчеты, финансово-расчетные документы Госбанка, инвентаризационные ведомости;
- научно-технические документы — документы справочно-информационного характера (научно-техническая документации но исследованиям в области экономики, техники, технологии торговли и общественного питания, проектно-сметная документация но строительству, ремонту помещений торговых предприятий и т. п.).
При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требовании и правил, обеспечивающих их юридическую силу, оперативное исполнение и возможность последующей машинной обработки.
Каждый вид документа должен иметь строго Определенный комплекс элементов (реквизитов) и стабильный порядок их расположения. Отсутствие того или иного реквизита делает документ неполноценным, а в некоторых случаях, установленных законом, и недействительным. Требования к оформлению документов, а также места расположения реквизитов определяются ГОСТами.
|
