|
Содержание документа определяют степень типизации его формы. Документы могут быть индивидуальными и типовыми.
Индивидуальные документы составляются вручную, имеют произвольную форму и потому трудоемки при составлении. Немало индивидуальных документов, касающихся тех или иных сторон деятельности предприятия, содержится во внутреннем документообороте. Наибольшее количество индивидуальных документов (до 95 %) приходится на внутриструктурные и исходящие потоки информации, которые по розничному торговому предприятию составляют в среднем 70 % и содержат более 50 % алфавитно-цифровых знаков, по оптовой базе — соответственно около 70 и более 75 % всего количества информации.
Типовые документы создаются для групп однородных предприятий (договоры, особые условия поставки, положения, уставы) или группы однородных операций управления (типовые формы планов, отчетов, заявлений, инструкций, приказов и т. п.).
В типовой документ вручную вносится лишь текст, касающийся наименования или деятельности данного предприятия, его подразделения или конкретной операции -управления. Они широко применяются в практике плановых отделов, отделов кадров, бухгалтерий.
В зависимости от срока исполнения различают документы, в которых оговаривается срок исполнения, и документы, сроки исполнения которых специально не установлены. Для исполнения таких документов существует общий срок в пределах пяти дней.
В зависимости от подлинности различают подлинные документы и копии (дубликаты, выписки). Подлинный документ, подписанный должностным лицом или отдельным гражданином, хранится обычно в делах как документ архивного хранения. Для оперативной работы в аппарате управления составляются копии (дубликаты, копии), которые представляют собой повторное воспроизведение подлинных документов, заверенное должностными лицами и скрепленное печатью предприятия. Дубликат представляет собой второй экземпляр подлинного документа и имеет одинаковую с ним юридическую силу. При выдаче копий, дубликатов или выписок делаются отметки на соответствующих подлинных документах. Подлинники документов, отсылаемые в другие службы предприятия, должны иметь в соответствующем деле копию, дубликат или выписку из подлинных документов.
|
