|
Документ является основным носителем фиксированной информации о различных сторонах деятельности торгового предприятии. Совокупность однородных но функциональному назначению и взаимосвязанных документов называется документацией.
Практически любая операции процесса управления, связанная с подготовкой и принятием решения, организацией его исполнения, не обходится без подготовки, оформления, обработки и хранения разнообразных документов. Так, товаровед торгового отдела оптовой базы в среднем в день обрабатывает и готовит семь документов, содержащих около 24 тыс. знаков, товаровед розничного торгового предприятия — до десяти документов, содержащих 4,5 тыс. знаков. Работа с документами занимает от 45 до 70 % рабочего времени руководителей и специалистов торговли.
В процессе управления различными сторонами деятельности торговых организаций и предприятий возникает поток документов, последовательность прохождения которых с момента их возникновения или получения до исполнения или отправки носит названых документооборота.
Правильная организация документооборота, грамотное и логичное составление документов — необходимые условия усиления оперативности, гибкости, маневренности управления торговлей.
Документы могут быть классифицированы по разнообразным признакам.
В зависимости от автора документы подразделяются на служебные и личные. Авторами служебных документов являются социалистические предприятия или организации.
Служебные документы составляют основной объем внешне переписки торговых предприятий с предприятиями промышленности, центральными учреждениями.
Личные документы составляются отдельными лицами. Их содержание охватывает вопросы личного характера, связанные с деятельностью предприятия. Например, заявление о приеме на работу, расписки, доверенности и т. д.
По количеству вопросов документы можно подразделить на простые и сложные. Простые документ затрагивают, как правило, один вопрос, они просты при составлении, в обращении, при поиске, контроле.
В практике управления торговлей составляются многочисленные сложные документы, содержащие вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц, функций управления (приказы, планы, отчеты, инструкции, положения, докладные записки и др.). При составлении сложных документов необходимо учитывать, что различные вопросы решаются разными руководителями (службами), что требует изготовлении необходимого количества копий (или выписок), своевременного доведении информации, содержащейся на данном сложном документе, до сведения всех лиц, затронутых в нем.
{SITELINK-S14}Виды документов по степени типизации...{/SITELINK}
{SITELINK-S15}Виды документов по содержанию...
{/SITELINK}
|
