|
Следует выяснить причины составления деловых писем, их необходимость. Например, зачастую не вызваны необходимостью препроводительные письма, письма-запросы, а информационные письма, как правило, не требует ответа.
Особого внимания требует изучение не только взаимосвязи, но и взаимообусловленности документов. Так, во исполнение постановлений, приказов вышестоящих органов управления торговли, а также распоряжений, приказов непосредственного руководства данной системы управления, как правило, возникает поток информации, дублирующий документы.
Фиксируется степень использования документа (однократность или многократность документирования одних и тех же вопросов).
Тщательность и проработанность материалов, собранных на этом этапе, в значительной мере определяют достоверность анализа и направления последующей рационализации документооборота на предприятии.
Для оценки эффективности потоков информации необходимо выявить соответствие фактических сроков оформления документов срокам, утвержденным графиком, а также наличие задержек в движении документов, связанных с их неоправданным повторным изучением, согласованием.
Важной характеристикой информационных потоков является плотность. Она имеет принципиальное значение для определения средств механизации и автоматизации обработки документов.
В процессе анализа целесообразно определить общую протяженность маршрутов движения документов в аппарате. Для этого на поэтажный план помещения, где отмечены служебные кабинеты и оборудование рабочих мест, наносятся потоки документов и операций с ними. Это позволяет определить общую направленность маршрутов движения основных документов, выявить встречные потоки, способы передачи документов, а также установить рациональность расположения служебных помещений и рабочих мест.
Нередко от формы документа зависит трудоемкость работы с ним. Поэтому в процессе анализа важно изучить формы документов и определить их информативность. Для них целей наиболее удобна документограмма, использование которой дает возможность выявить ненужные показатели в документах, повторяемость реквизитов и т. п.
Комплексный анализ системы информации, осуществленный по приведенной схеме, позволяет определить соответствие системы документооборота задачам аппарата управления, степень использования обращающихся в системе управления документов, направления автоматизации обработки информации, обеспеченность и потребность в соответствующих технических средствах.
Проектирование информационного обеспечения систему управления осуществляется на базе материалов, полученных в результате анализа, и включает систему документопотоков, формы документа, организацию делопроизводства, систему сбора и передачи информации.
Основой проектирования документопотоков в подразделении следует считать разработку проекта рационализации. При этом снимаются дублирующие потоки информации, отдельные реквизиты документов, уточняются маршруты их движения, составляется документограмма предполагаемого состава документов в сопоставлении с действующим положением. Основной метод проектирования – составление макетов документов.
При проектировании делопроизводства в торговле необходимо учитывать специфику документационного обеспечения деятельности данной системы управления, а также необходимость централизованного делопроизводства в аппарате управления, что позволит достичь единообразия в формах документов и методах их обработки, повысить уровень механизации операций по делопроизводству.
|
