Делопроизводство включает все виды работ по оформлению, изготовлению документов, обработке поступающих и отправляемых документов, контролю за их исполнением.
Нормативными документами, регламентирующими организацию, привила, приемы и процессы создания документа и порядок работы с ними, являются инструкции по делопроизводству, разрабатываемые и утверждаемые центральными и отраслевыми органами управления.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в соответствии с действующими инструкциями возлагается на управление делами, общий отдел, секретариат или канцелярию. Такие структурные подразделения существуют в министерствах, управлениях торговли, на крупных торговых предприятие. В остальных звеньях ответственность за ведение делопроизводства несет руководитель, а осуществляют эту работу секретари или делопроизводители.
Документооборот на торговом предприятии осуществляется по определенной технологии.
Поступающая документации регистрируется в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируется и передается непосредственно функциональные отделы.
Наиболее важные документы, касающиеся работы Предприятия в целом, передаются после регистрации па просмотр руководителю предприятия. Документы, касающиеся отдельных вопросов, передаются заместителям руководителя или руководителям соответствующих служб.
Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Документооборот с резолюцией руководителя или визой помощника (референта) направляется на исполнение в соответствующие службы для подготовки ответа или внутреннего документа. На этой стадии документооборота большое значение имеет контроль исполнения.
По указанию руководителя вводится особый учет и контроль исполнения важнейших документов, для чего на документе делается отметка «на контроль». Такой контроль осуществляется канцелярией или референтом (секретарем) на особых карточках (в картотеках) .
Оборот исходящих документов осуществляется по следующей технологии: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрация и отправка. Подготовленный документ после тщательной проверки содержания и оформления исполнителем передается на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
При подготовке исходящих документов для отправки необходимо проверить: внешнее оформление документа (адрес, номер и дата, ссылка на помер и дату запроса); наличие указанных в письме приложений; виз; подписи руководителя; печати (на документах, где требуется скреплять подпись печатью), а на копиях документов — подписей лиц, удостоверяющих их подлинность.
Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию или секретариат для отправки по почте или с курьером. Копии исходящих документов хранятся в соответствующих делах в секретариате или подразделениях, которые готовили документ. Дела для хранения документов формируются по определенной номенклатуре и для удобства пользования группируются по различным признакам.
Выбор признака группировки документов зависит от объема документооборота, сроков хранения документов. К системе документирования в организациях и на предприятиях торговли предъявляются следующие основные требования:
- возможность быстро принять, обработать, найти документ; проследить его движение;
- обеспечение бесперебойного документального обслуживания всех подразделений предприятия;
- рациональное размещение хранилищ документов, использование стандартных приспособлений для хранения дел, удобных регистраторов (папок) для дел;
- делопроизводства сдаются в архив предприятия, где они подразделяются на документы временного и постоянного хранения. По истечении установленных сроков документы постоянного хранения передаются из архивов предприятия в Государственный архив РФ.
Система делопроизводства на предприятии может быть централизованной или смешанной. Выбор системы зависит от интенсивности и характера документооборота, организационной структуры аппарата управления, территориального расположения служб.
Централизованная система предусматривает сосредоточение почти всех операции делопроизводства в одном месте - канцелярии, общем отделе (управления делами) или в руках одного работника (секретари, делопроизводители, инспектора). Эта система применяться на небольших предприятиях с невысокой интенсивностью внешнего документооборота. На средних и крупных предприятиях с большим Внешним документооборотом применяются обычно смешанные системы делопроизводства, при которых операции приема, регистрации, отправки документов выполняются специальными службами (общий отдел, канцелярия, управление делами, экспедиция), а операции исполнения документов, их визирование, подписание и хранение – ответствующими функциональными подразделениями аппарата управления.
