|
Составление и оформление отдельных видов документов имеют свои особенности. Рассмотрим некоторые из них.
Служебное письмо — наиболее распространенный вид внешнего документа. Письмо должно отражать один вопрос. При его подготовке необходимо соблюдать следующие основные требования: лаконичность, ясность языка, не допускающая разночтений, точность фактов и цифр, приводимых в тексте.
Текст служебного письма можно условно разделить на три части: введение, доказательство, заключение. В зависимости от их расположения различают прямой и обратный порядок составления письма. При прямом порядке элементы текста служебного письма располагаются в следующем порядке: введение, доказательство, заключение. При обратном порядке текст начинается с заключения, затем даются введение и доказательство.
Служебное письмо содержит следующие реквизиты: наименование и адрес отправителя; номер письма и дата (угловой штамп); наименование и адрес получателя; номер и дата письма, на которое дается ответ; и подпись; должность и фамилия лица, подписавшею письмо.
Служебные письма подписываются руководителем предприятии или его заместителем, а по финансовым вопросам так же и главным (старшим) бухгалтером.
Докладная записка касается каких-либо сторон деятельности предприятия, составляются должностным лицом в форме письменного сообщении вышестоящему руководителю о выполнении поручения или о постановке какого-либо вопроса по собственной инициативе.
Текст докладных записок должен быть ясным, конкретным и убедительным, содержать ссылки на факты, нормативные документы, выводы и предложении лица, составившего записку, перечень приложении к ней, расчеты и обоснования.
Акт составляется одним или несколькими лицами пли подтверждения какого-либо факта или закрепления р(чультатов проверки, ревизии, обследования. Содержание актов определяется сущностью фактов и обстоятельствами событий, отражаемых в них.
Акт состоит из следующих элементов:
- наименование документа (заголовок) с указанием места и даты его составления, должностей и фамилий лиц, составивших акт;
- основание для составления акта; содержание акта;
- перечень приложений с указанием количества листов;
- подписи лиц, составлявших акт.
Количество экземпляров акта зависит от необходимости рассылки заинтересованным лицам и органам.
Приказ (распоряжение) включает следующие реквизиты:
-наименование документа;
- номер;
- полное наименование предприятия, по которому издается приказ;
- месторасположение предприятия;
- дата подписания; содержание;
- подпись руководителя;
- визы должностных лиц, с которыми был согласован проект приказа.
Приказ может быть составлен прямым или обратным методом. В первом случае сначала указывается основание его составления и затем излагаются выводы, предложения, решения или распоряжения. Во втором — приказная часть предшествует обоснованию или основанию.
Обратным методом обычно излагаются приказы, связанные с движением кадров.
Приказы, подписанные руководителем (или его заместителем), регистрируются в канцелярии предприятия присвоением им порядкового номера. Подлинники приказов хранятся в соответствующих делах, .а копии вручаются различным службам, вывешиваются в установленных местах; выписки из приказов также рассылаются при необходимости соответствующим подразделениям, службам или отдельным работникам.
В крупных торговых организациях и на предприятиях ведется отдельное приказное делопроизводство по общим вопросам и по личному составу. Вместо приказов по личному составу здесь практикуется оформление специальных приемных, переводных, отпускных и увольнительных записок по стандартным формам.
Протокол фиксирует ход обсуждения различных вопросов и принятие решения. Этот вид распорядительных документов отражает коллективные решения, принятые на заседаниях, совещаниях, собраниях. Протокол включает следующие реквизиты:
- наименование документа;
- номер;
-наименование организации, в которой происходило заседание, совещание или собрание;
- дата проведения; состав участников (с указанием фамилий и должностей);
- состав президиума;
- повестка дня;
-содержание заседания (фамилии докладчиков или выступавших, краткое содержание выступлений);
- текст решений;
- перечень приложений к протоколу;
- подписи председатели и секретаря.
Протоколы заседаний комиссии по рассмотрению трудовых споров оформляются по форме, установленной Положением о порядке рассмотрения трудовых опоров.
| 
